La entrada en vigor del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) está acelerando una digitalización documental del transporte por carretera cuyo alcance empieza a superar la propia exigencia normativa. Para las empresas de transporte y los demás actores de la cadena, el reto ya no se limita a sustituir el documento administrativo en papel por un formato electrónico. La oportunidad está en extender la digitalización a otros documentos y procesos para ganar trazabilidad, eficiencia y capacidad de gestión.

Así lo recoge el II Estudio Retos y beneficios de la digitalización documental del transporte de mercancías por carretera, elaborado por Fieldeas y el Centro Español de Logística (CEL). La mejora de la trazabilidad de las operaciones es el principal beneficio identificado por las organizaciones, con un 79,16%. Le siguen la eficiencia operativa, con un 70,83%, y la reducción de errores y tiempos administrativos, con un 60,41%.

Entre las empresas que ya han iniciado esta transformación, el 47,91% señala como beneficio la trazabilidad y seguimiento de las cargas. Un 45,83% destaca la reducción de errores documentales y otro 45,83%, la disminución de los tiempos de gestión. La sostenibilidad alcanza el 43,75%, mientras que la eficiencia operativa del transporte llega al 41,66%.

Entre las compañías que todavía no han digitalizado sus procesos, el 76,66% espera mejorar la trazabilidad y el seguimiento de las cargas. El 73,33% prevé una mejora de la eficiencia operativa. La reducción de errores documentales y de los tiempos de gestión alcanza, en ambos casos, el 70%. La reducción de costes es señalada por el 43,33%.

Para Santiago Vesga, director de Innovación y Desarrollo del CEL, la digitalización debe entenderse más allá de la sustitución de documentos físicos. “La digitalización aporta grandes oportunidades para ahorrar costes y mejorar la trazabilidad. De hecho, las empresas que habían comenzado a digitalizar antes de la obligatoriedad no necesariamente empezaron por el documento de control, sino por otros documentos de mayor valor operativo, como el albarán, que permite ganar eficiencia en los cobros y contar con garantías sobre la entrega de la mercancía”.

El DeCA como punto de partida

Miguel Quintana, director general de Ibertinsa, señala que el DeCA puede servir para iniciar una transformación más amplia, aunque sus beneficios directos sean limitados.

“La transformación digital de documentos de transporte tiene como beneficio optimizar porque sólo un miembro mete los datos, se reduce la gestión del papel físico y se cobra antes. Éstas son las claves de la digitalización y ése es el camino, pero estos beneficios vienen de la carta de porte y eCMR”.

La eficiencia y la reducción de costes son uno de los principales factores para extender la digitalización al conjunto de documentos de transporte. Así lo señala el 77% de las empresas que ya han avanzado en este proceso y el 73,3% de las que todavía no lo han hecho.

El acceso a datos fiables y accesibles también tiene impacto en la gestión financiera y administrativa. María E. Barreiro, responsable de Transporte de Tendam, explica: “Tener datos fiables y accesibles permite facturar antes, ese es el valor añadido, la accesibilidad a ese dato fiable y correcto que permite a todos los actores de la cadena beneficiarse de esos datos”.

Para Miguel Díaz, responsable de Customer Care & Logistics de Cerealto, el ahorro en papel, tinta y gestión documental forma parte de los beneficios, pero la principal ventaja está en la trazabilidad.

“La sostenibilidad económica siempre tiene que estar y habrá ahorro en papel, tinta y gestión documental, pero la mayor ventaja es la trazabilidad. Tienes los datos in situ. Esto permite que en ciertas partes de la cadena como retención del IVA y facturación se podrá hacer más con menos, podremos hacer más con menos recursos físicos”.

Alberto Piqueras, director de Transporte y Distribución de Persán, también vincula la digitalización con la eficiencia, la trazabilidad y la reducción de costes: “Los beneficios son la eficiencia operativa porque si el transportista es más eficiente podrá ofrecer mejores precios, todos salimos beneficiados. Además, otra clave es la trazabilidad, si el dato es digital está disponible en tiempo real. Además se reduce la carga administrativa, todo ello reduce costes”.

El estudio también identifica una mayor capacidad de análisis, decisiones más rápidas, mejoras en el servicio al cliente, mayor transparencia y optimización de procesos entre empresas.

Su conclusión es que “el verdadero valor de la transformación no reside en digitalizar un documento concreto, sino en integrar todo el ecosistema documental, desde la carta de porte y el albarán hasta otros documentos vinculados a la operación”.

eCMR, eFTI y evolución regulatoria

La evolución regulatoria europea también condiciona las decisiones empresariales. Es un factor determinante para el 50% de las compañías que ya han digitalizado procesos y para el 43,33% de las que todavía no lo han hecho.

Además, el 47,91% de las organizaciones que ya han digitalizado sus procesos asegura haber tomado decisiones compatibles con la futura implantación del eFTI.

En Tendam, el intercambio de datos con el transporte ya está integrado. El siguiente reto es avanzar en el eCMR. “El DeCA es una palanca de visibilidad y eficiencia. En Tendam, la parte de intercambio de datos con el transporte la tenemos cubierta porque está integrado, pero el reto es digitalizar el eCMR y adelantarnos a cuando sea obligatorio en Europa. Este es el objetivo a medio plazo”, explica Barreiro.

El proceso continuará con el eFTI y la digitalización del intercambio de información entre empresas. La regulación futura pondrá el foco no solo en digitalizar documentos, sino también en comunicar la información del transporte en formato electrónico.

Óscar López, consejero delegado de Fieldeas, considera que el DeCA constituye un primer paso: “El DeCA es un gran punto de partida porque establece una base de trabajo en el modelo digital, pero todavía queda camino por recorrer. El foco ahora debe centrarse en maximizar el beneficio de la digitalización que, sin duda, es la eficiencia para todos los actores, incluido el destinatario”.

Ángel Soret, subdirector general de Inspección del Transporte por Carretera y Ferrocarril del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible, también plantea la obligación como el inicio de un proceso más amplio.

“La obligación puede ser el inicio, pero es interesante que las empresas lo vean como una oportunidad y piensen más allá de un PDF y un código QR, que planteen estrategias de cómo incorporar la tecnología. Hay que plantear hacia dónde nos queremos abrir para intercambiar datos y ser interoperables. El DeCA es sencillo y pararse ahí no será una buena política”.

Interoperabilidad y resistencia al cambio

La extensión de la digitalización documental todavía enfrenta barreras organizativas y tecnológicas. La resistencia al cambio es señalada por el 64,5% de las empresas que ya han avanzado. Los problemas de integración aparecen en el 43,7% y el 54,1% de los profesionales considera que la interoperabilidad es una barrera para seguir digitalizando los datos del transporte.

“De la parte tecnológica estamos cubiertos, el gran punto son las personas, la resistencia al cambio, interna y externa, como conductores que vienen y no quieren firmar, dar datos o usar su móvil”, apunta Díaz.

El mismo responsable añade: “En el proceso no se ven los resultados de primeras, hay una curva, por lo que cambiar un procedimiento y ver cómo mejorar sin ver resultados al momento es un problema”.

La fragmentación tecnológica también dificulta la adopción. Quintana advierte: “si cada uno me manda un link diferente tengo que formar a mi personal en 15 formas de abrir una tecnología diferente y se van. Aquí entra la interoperabilidad”.

López considera que el desafío pasa por construir un ecosistema conectado: “Esto no es un reto tecnológico, hacemos mil cosas más complejas que el DeCA, pero la clave no es hacer un sistema, sino un ecosistema. Hay que hacer que todo esté bien diseñado e interconectado, hay que conseguir la interoperabilidad”.

Fieldeas lleva 1,5 años trabajando con la IRU en una iniciativa europea para avanzar en interoperabilidad y un marco común de intercambio. El planteamiento permite que cada operador utilice su propia plataforma, pero bajo protocolos y estándares comunes.

El estudio refuerza esta necesidad: el 70,8% de las empresas que ya han digitalizado sus procesos considera la interoperabilidad y la estandarización entre los factores más importantes para extender la digitalización al resto de documentos.

Así, el DeCA funciona como un punto de partida para una digitalización documental más amplia del transporte de mercancías por carretera. El siguiente desafío está en integrar documentos, compartir información y aprovechar los datos para la operación, mientras el sector avanza hacia el eCMR, el eFTI y un ecosistema documental interoperable.