Escrito por: Paz Mato, Digital Marketing & Customer Experience de Columat, experta en Digitalización de Espacios.

La carrera por la eficiencia en la intralogística a menudo se centra en los grandes movimientos: la automatización de racks, el rendimiento de los transportadores o la optimización del WMS/SGA. Sin embargo, la ventaja competitiva real se esconde en los flujos más pequeños, aquellos que se consideran “manuales” y que, paradójicamente, dependen de la tecnología más crítica: las herramientas, PDAs, escáneres y equipos que mueven el stock en el día a día. Existe una brecha operativa significativa que podemos llamar la “fricción intralogística”. Esta fricción se manifiesta como una serie de costes ocultos que minan la productividad diaria en almacenes y entornos industriales. Diversos análisis indican que una porción importante de las horas de trabajo se consume en tareas manuales de bajo valor añadido; por ejemplo, un estudio de Bizagi reveló que las tareas manuales absorben el 50% de la jornada para un tercio de los operarios logísticos. Estos minutos perdidos suponen un enorme coste oculto en forma de tiempo operativo desaprovechado.

El alto precio de la gestión manual

La gestión manual de equipos – basada en hojas de control, entregas bajo llave o registros en papel – genera cuellos de botella y pérdidas económicas difíciles de cuantificar. Pensemos en el cambio de turno, ese momento de máxima congestión: es aquí donde típicamente se producen los mayores cuellos de botella operativos debido a la entrega manual de material. Ese tiempo muerto, con operarios esperando dispositivos o herramientas, retrasa el inicio del nuevo turno y desmotiva al personal al percibir una pérdida de tiempo antes de comenzar sus tareas. Además, la falta de control directo sobre los dispositivos resulta en un problema recurrente: la indisponibilidad de equipos críticos en el momento necesario. Un ejemplo común es el de los dispositivos sin batería al comienzo de la jornada. Estudios recientes han vinculado directamente la mala gestión de baterías con la pérdida de productividad: se calcula que cada fallo de batería a mitad de turno le cuesta al trabajador unos 50 minutos de productividad, y ocurre en al menos un 30% de los turnos según una encuesta de VDC Research. Un escáner inoperativo o una PDA descargada no es solo un inconveniente menor; es un eslabón roto en la cadena de información que detiene el flujo de trabajo, obligando al operario a invertir tiempo valioso en buscar una alternativa operativa.

Otro problema clave es la falta de responsabilidad y trazabilidad en el uso de estos activos. Hoy por hoy, es habitual que una parte significativa de las PDAs, escáneres y herramientas críticas desaparezcan o se dañen sin que se identifique al responsable. La ausencia de registro automatizado facilita que nadie asuma la culpa y que la empresa cargue con los costes. De hecho, estimaciones de la industria señalan que entre un 6% y 15% de los dispositivos compartidos en almacenes se extravían cada año. Esta falta de trazabilidad dispara los costes de reemplazo y mantenimiento de equipo, mermando aún más la eficiencia operativa.

La última milla de la digitalización

La solución pasa por digitalizar y automatizar por completo esta “última milla” de la intralogística: el punto exacto de entrega y recogida de las herramientas y equipos críticos. El objetivo no es solo agilizar el intercambio de un activo, sino conectar ese activo físico con el ecosistema digital de gestión (ya sea el SGA/WMS, el ERP u otros sistemas como Active Directory para control de usuarios). Al automatizar la entrega y devolución, se consigue una trazabilidad digital total: el sistema sabe en todo momento quién tiene cada activo, desde cuándo, y puede incluso auditar su estado (por ejemplo, nivel de batería o si ha reportado alguna avería). Esta trazabilidad permite asegurar, por ejemplo, que la herramienta se devuelva al punto de carga eléctrica al final del uso, garantizando que esté 100% lista para el siguiente operario en el próximo turno.

Implementar este tipo de sistemas – como taquillas inteligentes o armarios automatizados para equipos – asegura la disponibilidad inmediata de las herramientas. Los beneficios son múltiples: por un lado, aumenta la productividad del empleado al tener siempre las herramientas listas y operativas, eliminando las búsquedas y esperas innecesarias; por otro, se eliminan prácticamente los tiempos muertos en cambios de turno y se reduce el stock oculto de dispositivos de repuesto (ya no es necesario tener más equipos “por si acaso” cuando todos los existentes están controlados y disponibles). Empresas referentes que han adoptado estas soluciones reportan mejoras tangibles: por ejemplo, una compañía logística logró reducir en 85% la desaparición (shrink) de dispositivos al desplegar sistemas de lockers inteligentes en sus centro. En definitiva, transformar la operativa de la “hoja de papel y llave” a una de trazabilidad digital total no es un lujo futurista, sino una necesidad imperativa para cualquier almacén que aspire a ser competitivo en la era 4.0. Las pequeñas fricciones suman grandes costos, y la gestión digital de los activos críticos promete convertir esas fricciones en nuevas oportunidades de eficiencia y excelencia operativa.